Einleitung

Mit dem Bundesgesetz über die Transparenz juristischer Personen und die Identifikation der wirtschaftlich berechtigten Personen (Transparenzgesetz, TJPG) wird in der Schweiz ein zentrales Transparenzregister für wirtschaftlich berechtigte Personen eingeführt. Neben der Pflicht zur Identifikation und Meldung der wirtschaftlich berechtigten Personen enthält das Gesetz eine zweite, oft unterschätzte Dimension: die umfassende Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht.

Art. 8 TJPG verpflichtet juristische Personen nicht nur dazu, ihre wirtschaftlich berechtigten Personen zu ermitteln und zu überprüfen, sondern auch sämtliche Abklärungen, Belege und unternommenen Schritte nachvollziehbar zu dokumentieren und während zehn Jahren aufzubewahren. Dieser Beitrag beleuchtet, welche Unterlagen konkret aufzubewahren sind, welche Anforderungen an die Aufbewahrung gelten und weshalb eine professionelle, strukturierte Lösung in der Praxis entscheidend ist.

Grundlagen und gesetzlicher Kontext

Das Transparenzgesetz verpflichtet juristische Personen zur Identifikation, Überprüfung, Meldung, Aktualisierung und Dokumentation ihrer wirtschaftlich berechtigten Personen. Art. 8 TJPG konkretisiert diese Pflichten in Bezug auf die Dokumentation.

Ziel der Regelung ist es, sicherzustellen, dass die zuständigen Behörden jederzeit rasch und effizient nachvollziehen können,

• wer als wirtschaftlich berechtigte Person identifiziert wurde,
• auf welcher Grundlage diese Qualifikation erfolgte,
• welche Abklärungen vorgenommen wurden,
• und welche Schritte unternommen wurden, wenn die Identifikation nicht möglich war.

Die Botschaft zum TJPG (BBl 2024 1607, S. 93–94) stellt ausdrücklich klar, dass es nicht genügt, lediglich ein Verzeichnis der wirtschaftlich berechtigten Personen zu führen. Vielmehr müssen die zugrunde liegenden Abklärungen und Belege so dokumentiert werden, dass eine Einsichtnahme ohne unverhältnismässigen Aufwand möglich ist, etwa im Rahmen einer behördlichen Kontrolle oder einer Prüfung durch die Kontrollstelle.

Entscheidend ist somit nicht nur das Ergebnis der Identifikation, sondern der gesamte Weg dorthin.

Welche Informationen sind zu dokumentieren?

Identifikation und Überprüfung der wirtschaftlich berechtigten Person

Zu dokumentieren sind insbesondere:

• die Identität der wirtschaftlich berechtigten Person (Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnsitz),
• die Art der Kontrolle (Kapital- oder Stimmrechtsbeteiligung, Kontrolle auf andere Weise),
• die Beteiligungskette bei indirekten Beteiligungen,
• die Berechnung der relevanten Schwellenwerte,
• das Datum der Feststellung,
• die vorgenommenen Überprüfungsschritte.

Hinzu kommen die entsprechenden Belege, namentlich:

• Kopien von Identitätsunterlagen,
• Auszüge aus dem Handelsregister,
• Organigramme der Gruppe,
• Beteiligungsnachweise,
• Aktionärsbindungsverträge oder andere relevante Vereinbarungen,
• interne Protokolle der Abklärungen.

Die Botschaft betont, dass die Dokumentation so ausgestaltet sein muss, dass sie den Nachweis erlaubt, wie die Gesellschaft zur Qualifikation einer bestimmten Person als wirtschaftlich berechtigt gelangt ist.

Dokumentation bei fehlender Identifikation

Eine besonders praxisrelevante Konstellation betrifft Fälle, in denen es der Gesellschaft trotz aller Bemühungen nicht gelingt, die wirtschaftlich berechtigte Person zu identifizieren oder die erhaltenen Informationen zu überprüfen.

Art. 8 Abs. 2 TJPG verlangt in solchen Fällen eine angemessene Dokumentation der unternommenen Schritte.

Gemäss Botschaft kann dies insbesondere erfordern:

• Kopien von Schreiben an Aktionärinnen und Aktionäre oder andere betroffene Personen,
• Dokumentation von Aufforderungen zur Mitwirkung,
• Auszüge aus ausländischen Registern,
• Nachweise über Abklärungen in internationalen Strukturen,
• Organigramme, die auch unbekannte oder nicht verifizierbare Teile der Struktur ausweisen,
• interne Vermerke über erfolglose Abklärungsversuche.

Damit wird klargestellt: Auch das Scheitern einer Identifikation ist dokumentationspflichtig. Die Gesellschaft muss belegen können, dass sie ihren gesetzlichen Abklärungspflichten gewissenhaft nachgekommen ist und die wirtschaftlich berechtigten Personen ernsthaft abzuklären versuchte.

Anforderungen an die Aufbewahrung

Zehnjährige Aufbewahrungspflicht

Die Dokumentation ist während zehn Jahren aufzubewahren. Die Frist orientiert sich an vergleichbaren Aufbewahrungspflichten im Geldwäscherei- oder Gesellschaftsrecht.

Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Zeitpunkt, in dem die betreffende ihre Eigenschaft als wirtschaftlich berechtigte Person verloren hat bzw. die Abklärung durchgeführt wurde. Für praktische Zwecke bedeutet dies, dass Unterlagen zu früheren wirtschaftlich berechtigten Personen ebenfalls noch zehn Jahre verfügbar bleiben müssen.

Aktualität und Nachvollziehbarkeit

Die Unterlagen müssen aktuell gehalten werden. Änderungen in der Eigentümerstruktur oder bei den wirtschaftlich berechtigten Personen sind nicht nur zu melden, sondern auch in der Dokumentation nachzuführen. Dies bedeutet, dass das unternehmensinterne Archiv der Abklärungen nicht einmalig angelegt werden, sondern permanent aktualisiert werden muss. 

Die Botschaft verlangt ausdrücklich, dass die Informationen so dokumentiert und aufbewahrt werden, dass eine Einsichtnahme ohne unverhältnismässigen Aufwand möglich ist. Dies gilt insbesondere im Rahmen von Prüfungen durch die Kontrollstelle gemäss Art. 42 TJPG.

Lose Ablagen in E-Mail-Postfächern oder verstreute PDF-Dokumente ohne klare Struktur genügen diesen Anforderungen nicht.

Zugriff aus der Schweiz

Das Gesetz verlangt, dass jederzeit aus der Schweiz auf die Unterlagen zugegriffen werden kann. Diese Regelung orientiert sich an den Bestimmungen des OR, die für das Verzeichnis der wirtschaftlich berechtigten Personen gilt (Art. 697l Abs. 4 und Art. 790a Abs. 5 OR).

Gerade bei international tätigen Gesellschaften, Gesellschaften mit international gestreuten Führungsgremien oder bei Holdingstrukturen mit ausländischer IT-Infrastruktur ist sicherzustellen, dass die Unterlagen nicht lokal bei der Gesellschaft abgelegt werden.

Sicherstellung bei Wechseln in Eigentum und Führung

Ein häufig unterschätztes Risiko liegt in personellen Veränderungen:

• Wechsel im Verwaltungsrat,
• Verkauf der Gesellschaft,
• Wechsel des Treuhänders,
• IT-Migrationen oder Systemwechsel.

Die Aufbewahrungspflicht trifft die Gesellschaft als solche, nicht einzelne Organe oder Dienstleister. Die Datenverfügbarkeit muss daher auch bei Besitzerwechsel oder Wechsel in der Unternehmensführung lückenlos gewährleistet sein.

Fehlt eine zentrale, strukturierte und institutionell abgesicherte Ablage, besteht das Risiko von Datenverlust oder unvollständiger Dokumentation – mit entsprechenden Haftungsfolgen.

Praktische Konsequenzen

Die Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten nach Art. 8 TJPG führen faktisch zu einer strukturierten Compliance-Dokumentation über die gesamte Eigentümer- und Kontrollstruktur einer Gesellschaft.

Erforderlich ist insbesondere:

• eine klare Versionierung der Abklärungen,
• eine saubere Trennung zwischen Identifikationsdaten und Belegen,
• eine revisionssichere Archivierung,
• ein Zugriffskonzept,
• definierte Verantwortlichkeiten.

Für kleinere Gesellschaften ohne eigene Compliance-Funktion stellt dies eine organisatorische Herausforderung dar. Eine professionelle, digitale Lösung kann hier nicht nur Effizienzgewinne bringen, sondern vor allem Rechtssicherheit schaffen.

Zusammenfassung

Art. 8 TJPG verpflichtet juristische Personen zu einer umfassenden Dokumentation und zehnjährigen Aufbewahrung sämtlicher Informationen, Abklärungen und Belege im Zusammenhang mit der Identifikation wirtschaftlich berechtigter Personen.

Zu dokumentieren sind nicht nur Identitätsdaten und Beteiligungsverhältnisse, sondern auch sämtliche Abklärungsschritte – selbst dann, wenn eine Identifikation trotz Bemühungen nicht gelingt. Die Unterlagen müssen aktuell, strukturiert, jederzeit zugänglich und aus der Schweiz einsehbar sein.

Die Pflicht endet nicht mit der Meldung an das Transparenzregister. Sie wirkt langfristig fort und erfordert organisatorische und technische Vorkehrungen, welche die Datenintegrität auch bei personellen und strukturellen Veränderungen sicherstellen.